TOP 6 lợi ích của họp trực tuyến đang phổ biến nhất năm 2021

Họp trực tuyến là gì?

Họp trực tuyến hay teleconference có thể hiểu là một cuộc họp giữa những người đang ở nhiều vị trí khác nhau thông qua Internet hoặc truyền thông điện tử. Những người tham gia cuộc họp không cần phải có mặt ở cùng một địa điểm, mà có thể ở bất cứ nơi đâu. Số lượng người tham dự cũng có thể là 3 ~ 5 người, 30 ~ 35 người, thậm chí là hàng trăm người tùy thuộc vào quy mô và mức độ quan trọng của cuộc họp. Họp trực tuyến diễn ra với sự hỗ trợ của phần mềm, Internet hay PSTN.

So với hình thức họp mặt truyền thống, họp trực tuyến có những ưu điểm nổi trội hơn như tiết kiệm chi phí, thời gian cho công tác tổ chức, khắc phục hạn chế về mặt địa lý, v.v. Chính vì thế, hình thức này đang ngày càng được ứng dụng rộng rãi và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn làm giải pháp thay thế hoàn toàn cho các cuộc họp trực tiếp truyền thống.

Lợi ích của họp trực tuyến là gì?

Người tham gia hoàn toàn chủ động về địa điểm

Bạn sẽ làm như thế nào nếu bạn muốn tổ chức một cuộc họp nhưng nhân viên hiện lại ở nhiều chi nhánh hoặc các đất nước khác nhau? Trong  trường hợp này, việc tổ chức một cuộc họp mặt trực tiếp sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức, chi phí di chuyển. Chính vì thế, giải pháp tối ưu nhất lúc này chính là họp trực tuyến. Cuộc họp sẽ diễn ra nhanh chóng, dễ dàng, bất chấp rào cản về vị trí địa lý. Đặc biệt, hình thức họp trực tuyến còn cực kỳ hữu ích đối với những cuộc họp khẩn cấp. Các thành viên có thể nhanh chóng nắm được thông tin, chủ động chuẩn bị.

An toàn, bảo mật thông tin

Sự phổ biến của hình thức họp trực tuyến cũng đặt ra câu hỏi rằng liệu các thông tin mật của các cuộc họp theo hình thức này có được đảm bảo hay không? Bởi vì với các thủ đoạn ngày càng tinh vi của tin tắc như hiện nay, chỉ cần một chút sơ hở là các thông tin như tên đăng nhập, mật khẩu, tài liệu, nội dung cuộc họp sẽ dễ dàng rò rỉ ra ngoài. Có thể dẫn đến nhiều thiệt hại nặng nề cho doanh nghiệp.

Để đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin, bạn hãy lựa chọn các ứng dụng, nhà cung cấp phần mềm uy tín. Khi đó, mọi mối lo ngại về rò rỉ thông tin mật khi họp trực tuyến sẽ được giải quyết.

Tốc độ chia sẻ thông tin nhanh chóng

Một trong những lợi ích của họp trực tuyến chính là khả năng kết nối nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau một cách cực kỳ nhanh chóng. Hơn nữa, các phần mềm hỗ trợ họp trực tuyến hiện nay đều có các tính năng như chia sẻ màn hình, tài liệu, trình chiếu slide, video với âm thanh, hình ảnh sắc nét, sống động. Với các tính năng này, quá trình truyền tải thông tin sẽ diễn ra một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất. Các thông tin sẽ được trình bày rõ ràng, có hệ thống, tránh sai lệch.

Quản lý, giám sát nhân viên hiệu quả

Các phần mềm họp trực tuyến có thể ứng dụng như một cách thức để trao đổi, giám sát nhân viên từ xa. Nó sẽ giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt được tiến trình, năng suất cũng như hiệu quả công việc. Phá vỡ mọi khoảng cách về địa lý, tăng động lực, đảm bảo hiệu quả làm việc của nhân viên.

Nhanh chóng, đơn giản, sử dụng dễ dàng

Để họp trực tuyến, người tham gia chỉ cần có các thiết bị di động như laptop, điện thoại có kết nối internet, cùng phần mềm hỗ trợ. Nhờ sự tiện lợi, đơn giản này mà các phòng họp online đang được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, không chỉ riêng ở trong các doanh nghiệp.

Tiết kiệm chi phí tổ chức

Với các công ty đa quốc gia hoặc sở hữu nhiều chi nhánh ở nhiều địa điểm khác nhau thì quá trình tổ chức một cuộc họp mặt trực tiếp với đầy đủ các thành viên tốn rất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc, đặc biệt là việc đi lại, ăn ở. Chính vì thế, sự ra đời của hình thức họp trực tuyến đã giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí. Dù người tham dự có ở bất cứ đâu thì vẫn có thể tham gia dễ dàng, nhanh chóng.

Họp trực tuyến chỉ cần yêu cầu sự hỗ trợ từ các thiết bị cá nhân. Ngoài ra doanh nghiệp sẽ không cần phải tốn chi phí cho việc lắp đặt thiết bị, thiết kế địa điểm họp, đặc biệt với những hội nghị lớn thì chi phí tổ chức cho họp mặt trực tiếp không hề nhỏ. Nhưng với hình thức trực tuyến, doanh nghiệp hoàn toàn có thể cắt giảm chi phí này.

Khi xã hội phát triển thì sự thay đổi là hoàn toàn cần thiết. Và với chỉ một số lợi ích của họp trực tuyến kể trên, chúng ta có thể khẳng định rằng họp trực tuyến là xu hướng tất yếu trong tình hình hiện tại và ngay cả tương lai.