Hội nghị trực tuyến là gì? Kiến thức và giải pháp - Cypresscom

Sơ đồ và nguyên lý hoạt động của hệ thống hội nghị trực tuyến

Về cơ bản, sơ đồ các hệ thống hợp trực tuyến sẽ gồm các thành phần sau:

• Thiết bị điều khiển đa điểm (MCU): là thiết bị có chức năng điều khiển toàn bộ hệ thống họp trực tuyến. Thiết bị này sẽ nhận toàn bộ video từ các thiết bị đầu cuối và đóng gói, gửi lại các điểm cầu theo yêu cầu. MCU có thể là phần cứng chuyên dụng hoặc máy tính được cài phần mềm chuyên dụng.

• Thiết bị đầu cuối chuyên dụng (endpoint): có chức năng nén, giải nén video, gửi/nhận đối với MCU. Thiết bị đầu cuối được kết nối với thiết bị hiển thị, thiết bị âm thanh, camera, kết nối cùng MCU qua đường truyền IP. Nó có thể là phần cứng chuyên dụng hoặc PC, laptop, tablet có cài sẵn phần mềm chuyên dụng.
• Đường truyền: là thành phần vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp. Chức năng của nó là truyền tải dữ liệu giữa thiết bị đầu cuối và MCU.

Khi nào bạn cần đến giải pháp hội nghị trực tuyến

• Teleconference nói chung được tổ chức khi người tham gia được phân cách thông qua khoảng cách hoặc hoàn cảnh.

• Khi không thể đi lại vì điều kiện, địa lý, thời gian.

• Khi muốn tập trung một số lượng người lớn.
• Khi cần tổ chức họp thường xuyên.
• Khi các máy tính cần được xem hoặc thao tác bởi một số người tham gia.
• Khi có quyết định ngay lập tức.

Lợi ích của cuộc hội nghị trực tuyến

• Kết nối nhiều người ở mọi địa điểm cùng lúc, giúp xóa bỏ khoảng cách địa lý.

• Cuộc họp nhanh chóng, rút ngắn thời gian, hạn chế sự cố trong quá trình di chuyển.

• Tiết kiệm chi phí tối đa mỗi lần tổ chức họp.

• Trao đổi thông tin kịp thời trong nội bộ, nâng cao hợp tác giữa các đối tác, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.

• Trao đổi chuyên môn hoặc đào tạo từ xa.

• Ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như giáo dục, y tế, kinh doanh,…..

Làm thế nào để bạn tổ chức một cuộc hội nghị trực tuyến

Quyết định thời gian và ngày tháng

Việc đầu tiên không thể bỏ qua là bạn cần quyết định ngày, giờ cho hội thảo. Cần cho người tham gia biết về nó và vai trò họ sẽ làm. Đừng quên gửi lời nhắc nhở vào 1 ngày trước cuộc họp.

Quyết định thiết bị bạn sẽ sử dụng

Dùng đúng thiết bị là điều vô cùng quan trọng. Nếu bạn cần tổ chức một hội nghị điện thoại đơn giản thì chỉ cần một chiếc điện thoại kèm loa. Với hội nghị video thì cần một màn hình TV với micro và camera quay video. Với hội thảo trên website thì cần kết nối internet, màn hình máy tính và phần mềm hội nghị truyền hình tốt.

Lập kế hoạch chương trình

Nên chuyển trước chương trình họp cho mọi người trước một ngày. Bạn cần đề cập rõ trong chương trình vai trò của những người tham gia khác nhau. ĐIều này sẽ giúp mọi người chuẩn bị hội nghị đúng cách, rõ ràng và chính xác.

Đừng để hội nghị bị phân tâm

Người đứng đầu hội nghị cần đảm bảo chương trình làm việc được tuân theo. Điều này sẽ giúp mọi người tập trung và đảm bảo được kết quả hội nghị tốt nhất.

3 Giải pháp họp hội nghị trực tuyến phổ biến hiện nay

Hội nghị trực tuyến qua phần mềm/web

Là hình thức video call trên phần mềm/web chat có hỗ trợ họp trực tuyến miễn phí như Skype, Vsee, Hangout,…. Tuy nhiên, những phần mềm này rất hạn chế dù bạn đã trả phí sử dụng fill chức năng. Do đó, nó không thể đáp ứng tốt cho những cuộc họp quan trọng.

• Ưu điểm: miễn phí/chi phí thấp.

• Nhược điểm: hạn chế nhiều chức năng như không trình chiếu dữ liệu, không lưu nội dung cuộc họp, giới hạn điểm tham gia, họp trong không gian nhỏ, âm thanh – hình ảnh kém chất lượng, dễ ngắt quãng do đường truyền mạng,….

Hội nghị trực tuyến qua thiết bị hội nghị truyền hình

Giải pháp này sử dụng hệ thống các thiết bị phần cứng, phần mềm kết hợp, giúp truyền tải hình ảnh – âm thanh đến hệ thống khác qua đường truyền mạng, WAN, LAN. Giải pháp này tốn kém nhất vì phải đầu tư hệ thống phần cứng cho điểm cầu. Muốn họp bao nhiêu điểm thì cần lắp hệ thống cho bằng đấy điểm. Tuy nhân sách đầu tư cao nhưng lại rất chuyên nghiệp và mang đến những hiệu quả cao nhất.

• Ưu điểm: họp được nhiều người, nhiều điểm, nhiều chức năng trình chiếu. Chia sẻ hình ảnh, âm thanh, dữ liệu hoàn hảo.
• Nhược điểm: chi phí đầu tư cao, cần đào tạo để sử dụng thiết bị ban đầu.

Hội nghị trực tuyến qua điện thoại

Là hội nghị âm thanh thông qua điện thoại. Về cơ bản nó giống như trao đổi qua điện thoại truyền thống nhưng micro sẽ có độ nhạy cao, bán kính nói chuyện rộng, có loa ngoài phát ra nhiều người nghe, kết nối được nhiều điểm gọi cùng lúc.

• Ưu điểm: chi phí rẻ

• Nhược điểm: chỉ trao đổi bằng âm thanh, không xem được hình ảnh.

Cypresscom cung Cấp Giải Pháp Hội Nghị trực tuyến

Giải pháp Hội nghị truyền hình dành cho mọi doanh nghiệp từ nhỏ, vừa đến tập đoàn lớn. Nó phù hợp với các ngành như Y tế, giáo dục, cơ quan chính phủ, xây dựng, tài chính.

Một số khách hàng đã sử dụng giải pháp Hội Nghị trực tuyến của Cypresscom

Giải pháp họp hội nghị trực tuyến 32 điểm cầu truyền hình hội nghị Huyện Ủy Ba Vì

Sau khi tham khảo, nghiên cứu chi tiết, Huyện Ủy Ba Vì đã chọn sử dụng 32 điểm cầu họp trực tuyến bằng thiết bị truyền hình hội nghị VEDA do Cypresscom cung cấp. Sản phẩm đạt chứng nhận hàng Việt Nam chất lượng cao, vinh danh giải Vàng Sao Khuê 2019, chứng nhận ISO 9001:2015. 

Lắp đặt hệ thống họp hội nghị trực tuyến 8 điểm cầu ở Ninh Bình

Hội nghị trực tuyến tổ chức với 9 điểm cầu, trong đó 1 điểm trung tâm là Tỉnh Ủy, còn 8 điểm cầu là huyện và thành ủy. Toàn bộ hội nghị được vận hành thông qua giải pháp họp trực tuyến VEDA của Cypresscom. XEM CHI TIẾT CÂU CHUYỆN

Cypresscom được vinh danh Giải pháp Họp trực tuyến VEDA tại Sao Khuê 2019

Giải pháp Họp trực tuyến VEDA của Cypresscom được công nhận “Danh hiệu Sao Khuê 2019” trong lĩnh vực viễn thông. Ngày 21/4/2019, Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA) đã tổ chức lễ vinh danh sản phẩm dịch vụ xuất sắc đạt Danh hiệu Sao Khuê 2019.

Ông Ngô Xuân Huy, Tổng giám đốc lên bục nhận giải Sao Khuê 2019 của Công ty TNHH Công nghệ trực tuyến Cypresscom

Cúp lưu niệm và giấy chứng nhận sản phẩm đạt Danh hiệu Sao Khuê 2019 của Giải pháp Họp trực tuyến VEDA

Giải pháp hội nghị trực tuyến và những lợi ích

• Thiết bị chất lượng cao, giao tiếp trung thực, hình ảnh sắc nét, âm thanh chân thực, không có khoảng cách.

• Thiết bị có tính thẩm mỹ cao, sang trọng, phù hợp với thiết kế nhiều không gian.

• Cài đặt, sử dụng thiết bị dễ dàng, custom essay nhanh chóng.

• Tăng hiệu quả làm việc khi hội họp.

• Thông tin truyền tải có độ chính xác cao, đồng bộ, giao tiếp cùng lúc.

• Tích hợp đầy đủ các tính năng như: chia sẻ dữ liệu cùng lúc trong khi họp, lưu trữ dữ liệu dễ dàng,….

• Giảm thiếu tối đa thời gian và chi phí.

Bạn cần tư vấn thêm