Cách Setup phòng họp trực tuyến & những lưu ý bạn cần biết

Phòng họp trực tuyến là gì?

Họp trực tuyến là phương pháp họp qua các thiết bị máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng, điện thoại VoiIP có kết nối internet. Những phần mềm được sử dụng chủ yếu để họp trực tuyến là Zoom Meeting, Skype, Google Meet,...Theo đó, phòng họp trực tuyến là nơi có lắp đặt đầy đủ trang thiết bị để có thể họp trực tuyến có thể diễn ra.

Sử dụng hình thức họp trực tuyến giúp doanh nghiệp có thể tổng hợp và báo kết quả kinh doanh một các dễ dàng và nhanh chóng. Từ đó đưa ra chiến lược phát triển tốt nhất cho doanh nghiệp.

Cách setup phòng họp trực tuyến

Việc lên kế hoạch cách setup phòng họp trực tuyến rất quan trọng, hoạt động này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí khi thực hiện.

Bước 1: Xác định số lượng điểm kết nối

Hiện tại, có hai mô hình chính là site to site (kết nối 2 điểm) và Multisites (kết nối từ 2 điểm trở lên). Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp để lựa chọn mô hình phù hợp.

Bước 2: Xác định chi phí lắp đặt

Chi phí setup phòng họp trực tuyến phụ thuộc vào các yếu tố:

• Số điểm cầu kết nối quyết định đến việc lựa chọn thiết bị phù hợp.
• Thương hiệu của các trang thiết bị đầu tư.

Bước 3: Xác định nhu cầu sử dụng

Về nhu cầu sử dụng, bạn cần xác định được 2 yếu tố quan trọng:

Số người tham dự:

• Cá nhân: Sử dụng các ứng dụng cài đặt trên điện thoại, máy tính để tham gia cuộc họp.
• Nhóm dưới 10 người: Đầu tư các thiết bị phần cứng chuyên dụng
• Nhóm trên 10 người: Đầu tư các thiết bị chuyên dụng để setup phòng họp trực tuyến, camera có độ phân giải cao, có thể quay nét toàn cảnh hoặc zoom cận cảnh. Ngoài ra, tổ chức nên gắn nhiều camera ở các góc độ và vị trí khác nhau.

Đo diện tích phòng họp:

Kiểm tra lại tất cả các tiêu chí: Ánh sáng, độ vang, loại trần, tường, bàn ghế sắp xếp sao cho hợp lý.

Bước 4: Lựa chọn thiết bị

Sau khi đưa ra kế hoạch chi tiết, bạn tiến hành lựa chọn các thiết bị phòng họp trực tuyến phù hợp với ngân sách và quy mô đã đề ra.

Bước 5: Đưa vào thử nghiệm

Sau khi lựa chọn và lắp đặt xong, bạn cần tiến hành chạy thử các trang thiết bị nhằm tránh những rủi ro sau này. Cụ thể, bạn hãy đánh giá về mức độ tối ưu về kỹ thuật, không gian để đưa ra giải pháp thay đổi sao cho phù hợp.

Setup phòng họp trực tuyến cần thiết bị gì?

Một số thiết bị cần thiết để setup phòng họp trực tuyến bao gồm:

• Codec: Có vai trò truyền tín hiệu âm thanh và hình ảnh qua đường truyền.
• Camera
• Microphone
• Remote – Điều khiển từ xa
• Bộ nguồn và dây cáp.
• Các thiết bị đi kèm.

Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý đến một số vấn đề sau:

• Đường truyền mạng

Đây là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp. Vì vậy, băng thông của đường truyền cần đảm bảo một số yêu cầu như đường truyền đạt ít nhất 1 Mbps để cho ra độ phân giải full HD. Ngoài ra, với giải pháp đa điểm, đường truyền cần đạt tốc độ tối thiểu 1 Mbps và đường truyền trung tâm bằng tổng tốc độ đường truyền của các điểm nhánh.

• Màn hình hiển thị

Sử dụng màn hình tivi LED hoặc màn chiếu có độ phân giải cao.

• Những thiết bị khác

Mic, loa, bảng điện tử, bộ khuếch đại, thiết bị lưu trữ,...

6 lưu ý quan trọng khi setup phòng họp trực tuyến

Khi setup phòng họp trực tuyến, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

Về yếu tố nội thất

Nội thất phòng họp cần được thiết kế đơn giản, có đầy đủ trang thiết bị cơ bản như bàn ghế để họp. Lưu ý, nên lựa chọn bàn phòng họp hình oval hoặc dạng bán nguyệt để dễ dàng xoay camera để quan sát người trong phòng họp. Ghế nên chọn loại ghế hội trường, không có tựa lưng cao gây cản trở tầm nhìn.

Nên bố trí phòng họp trực tuyến theo hình vòng cung hoặc chữ U để có thể tập trung vào màn hình lớn, đảm bảo đường truyền đạt hình ảnh tốt nhất.

Hạn chế trang trí

Nên hạn chế trang trí rườm rà bên trong phòng họp trực tuyến. Theo đó, phòng họp càng đơn giản càng tốt để không gây khó khăn trong quá trình ghi hình. Đặc biệt, không đặt những hình ảnh có khung kính trong phòng họp vì chúng sẽ gây chói mắt và ảnh hưởng chất lượng hình ảnh. Ngoài ra, bạn cũng nên hạn chế các cây cảnh, lọ hoa để tránh người tham gia bị mất tập trung.

Lựa chọn tông màu phù hợp

Bạn nên tránh chọn những tông màu quá rực rỡ gây rối mắt và phản chiếu ánh sáng khi trình chiếu. Ngoài ra, bạn cũng không nên chọn màu trắng cho phòng họp vì chúng gây ảnh hưởng xấu đến kết quả hiển thị video. Tránh dán giấy dán tường nhiều hoa văn gây rối mắt khiến người tham gia mất tập trung, hoa mắt, chóng mặt

Bạn nên chọn những tông màu nhạt, trung tính như: màu ghi, nâu, xám nhạt, be,...để đảm bảo hiển thị tốt nhất cũng như tạo sự tập trung cho người dự họp.

Mức độ ánh sáng cho phòng họp

Để đảm bảo hiển thị tốt nhất, ánh sáng trong phòng họp nên để ở mức 500 LUX, ánh sáng khác nên để ở mức 50 – 80 LUX. (LUX là đơn vị tính công suất ánh sáng, lượng ánh sáng chiếu trên bề mặt cụ thể. 1 LUX = 1 LUMEN/m².

Lưu ý, nên tránh ánh sáng chiếu trực tiếp vào camera làm lóa mắt, ảnh hưởng chất lượng hình ảnh trong quá trình họp.

Độ cách âm của phòng họp

Nên sử dụng các thiết bị cách âm chất lượng để tránh âm thanh truyền có tạp âm gây cản trở người nghe.

Cách thiết bị đường truyền

Bạn cần nhờ đến sự hỗ trợ của đơn vị kỹ thuật công nghệ chuyên nghiệp để nâng cao chất lượng của các máy quay, thiết bị âm thanh, đường truyền, máy chiếu,...

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách Setup phòng họp trực tuyến nhằm đảm bảo tối đa chất lượng cuộc họp, từ đó giúp người quản lý bao quát được hiệu quả công việc kinh doanh